Para ser más productivo en el trabajo sin duda hay que tener en cuenta las habilidades blandas y elementos claves como el enfoque, las metas y el crecimiento profesional.

Cómo trabajar de manera más inteligente y ser más eficiente para que ahorres horas valiosas cada semana.

Una de las habilidades más importantes para el éxito en tu vida personal y profesional es tu capacidad para trabajar duro; pero el trabajo duro por sí solo no es suficiente.

También necesita aprender a trabajar de manera inteligente.

Contenido:

Cuando combinas el trabajo duro con el trabajo inteligente, te conviertes en una de las personas más efectivas en tu campo.

Ya he escrito sobre la importancia de la disciplina, pues considero que es la clave para lograr la productividad.

Cada uno de estos tres ‘hacks’ de productividad te ayudará a trabajar de manera más eficiente para que te quede más tiempo para ti o para invertir en otros proyectos.

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El método de procesamiento por lotes para ser más productivo en el trabajo

Las tareas por lotes simplemente significan que agrupas tipos similares de tareas para completarlas en una sesión eficiente en lugar de dispersarte a lo largo del día / semana en múltiples sesiones (menos eficientes).

Por ejemplo, en lugar de responder a correos electrónicos docenas de veces dispersos a lo largo del día, puede responder correos electrónicos en una, dos o tres sesiones de “procesamiento por lotes” en el día.

Del mismo modo, la creación de contenido es perfecta para lotes. Por ejemplo, en lugar de hacer una publicación de Instagram al día, que es otra tarea diaria en su lista de tareas pendientes, puedes crear siete publicaciones en un día y usar una herramienta para programarlas para toda la semana.

La asignación por lotes de tareas similares te ayuda a ahorrar tiempo porque te permite permanecer en un modo de pensamiento en lugar de tener que cambiar de un lado a otro entre diferentes modos de pensamiento.

Si un cierto tipo de tarea requiere que seas muy creativo, como escribir, es difícil entrar en este flujo después de haber hecho mucho trabajo analítico, como responder correos electrónicos o analizar datos.

Del mismo modo, si una determinada tarea requiere que seas muy analítico y enfocado, es difícil entrar en este modo de pensar después de haber hecho un trabajo creativo. Cada vez que tienes que cambiar entre diferentes tipos de trabajo (por ejemplo, entre trabajo analítico o creativo), hay costos de cambio involucrados.

Según los estudios, cuantas más veces cambies entre tareas por día, menos productivo serás. Incluso podría perder hasta un 40% en productividad.

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Esta es la razón por la que el método de procesamiento por lotes es tan útil. Minimiza el número de veces que tienes que cambiar entre diferentes tareas en un día o semana promedio. Y cuanto más bajos sean tus costos de cambio, más productivo serás.

Ejemplos de tareas que a menudo se pueden agrupar bien por lotes son:

Correo electrónico (por ejemplo, una o dos veces al día frente a docenas de veces al día)
Reuniones (por ejemplo, solo el lunes en lugar de extenderte durante toda la semana)
Labor administrativa
Creación de contenido (por ejemplo, grabar 5 episodios de podcast en un día / semana para tener suficiente contenido para todo el mes)
Tareas domésticas
Comestibles (por ejemplo, obtener suficiente para toda la semana en lugar de obtener un poco cada pocos días)
Preparación de comidas

Aplicar la Ley de Parkinson para ser más productivo en el trabajo

Elon Musk dijo una vez: “Si te das 30 días para limpiar tu casa, te llevará 30 días. Pero si te das 3 horas, tomará 3 horas. Lo mismo se aplica a sus metas, ambiciones y potencial”.

Esta cita describe la idea detrás de la Ley de Parkinson, que establece que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para ello”.

En otras palabras, date una semana para escribir un artículo y es probable que te lleve una semana. Date un día para escribir un artículo, y es probable que tome un día.

Ahora, podrías pensar, si me doy más tiempo para completar una tarea o proyecto, ¿No mejora eso la calidad de mi trabajo?

Bueno, en realidad no.

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Resulta que si tenemos tiempo que perder, lo desperdiciaremos. Está conectado a nuestra psicología.

La mayor parte del tiempo extra que nos damos a nosotros mismos se gasta de manera ineficaz porque nos distraemos con las partes no esenciales de una tarea, trabajamos con menos intensidad y tendemos a perder más tiempo procrastinando.

Por lo tanto, incluso simplemente como un experimento, podemos aplicar la Ley de Parkinson a nuestras tareas y proyectos para ver si podemos terminar nuestras tareas más rápido.

En muchos casos, simplemente porque no hay tiempo que perder, te centrarás mejor en lo esencial de una tarea y trabajarás con más intensidad. Esto te ayuda a completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo.

Con todo, date una fecha límite más ajustada para completar una tarea / proyecto y ver si puedes hacerlo sin comprometer la calidad del resultado.

Si tienes éxito, has encontrado una manera de trabajar de manera más inteligente y ahorrar valiosas horas de tu tiempo. Si no tuviste éxito, ajusta la fecha límite hasta que encuentres el equilibrio óptimo entre velocidad y calidad.

A pesar de que la Ley de Parkinson es una forma poderosa de procrastinar menos, centrarse más en lo esencial de una tarea y concentrarse más profundamente en tu trabajo, no significa que pueda construir un rascacielos en un día. No es magia.

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Completar grandes proyectos y lograr objetivos ambiciosos aún lleva tiempo, y solo porque acortas la fecha límite no significa automáticamente que lo lograrás dentro de ese período de tiempo.

Sin embargo, la Ley de Parkinson proporciona una nueva forma de pensar sobre tu trabajo. Experimenta con la Ley de Parkinson para ver si puedes ahorrar unas horas aquí y allá.

Utiliza tu tiempo máximo de energía para tareas complejas

Todos tienen un momento natural en el día en el que están más energizados y productivos. Esto se llama tu tiempo máximo de energía.

Durante tu tiempo pico de energía, tiendes a tener un pensamiento más claro, un mejor enfoque, más energía y una fuerza de voluntad más fuerte. En otras palabras, terminarás tareas complejas mucho más rápido durante tu tiempo pico de energía que en cualquier otro momento del día.

Como tu hora pico de energía es tu ventana más productiva del día, proteja estas horas bloqueándolas en su calendario. No dejes que otras personas o el trabajo de bajo impacto te roben estas horas.

Lo más probable es que ya conozca intuitivamente tus horas más (y menos) productivas del día. Para la mayoría de las personas, según múltiples estudios, la madrugada tiende a ser el momento más productivo del día. La tarde, por otro lado, tiende a ser el momento menos productivo del día.

Por lo tanto, uno de los movimientos más inteligentes que puede hacer para ser más eficiente es programar tus tareas de acuerdo con tu tiempo pico de energía. Es por eso que una de mis reglas de productividad más efectivas es:

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La mañana es para hacer. La tarde para la gestión.

Por la mañana, trabajo en tareas que requieren que esté más enfocado y productivo, como escribir artículos, desarrollar el contenido, cerrar ventas.

A estas tareas las llamo ‘tareas de tipo de fabricación’.

Por la tarde, sin embargo, tiendo a estar menos energizado, concentrado y productivo. Por lo tanto, este es el momento perfecto para hacer correo electrónico, reuniones, llamadas de Zoom y trabajo administrativo.

A estas tareas las llamo “tareas de tipo de gestión”.

Donde las tareas de tipo de creación requieren que esté en mi mejor momento, las tareas de tipo de administración no lo hacen. Dado que se pueden completar incluso cuando no estoy en mi momento más productivo, no deben programarse durante mi tiempo pico de energía, que es el momento óptimo para completar tareas complejas y de alto impacto.

Con todo, identifica tu hora pico de energía, tu ventana más productiva del día, y programa en consecuencia. Esta es una de las cosas más productivas que puedes hacer.

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